Tipps für die Erst­aus­stat­tung eines Büros bei der Gründung

Dieser Beitrag zum Thema „Erstausstattung im Büro“ ist ein bezahlter Gastartikel von Kaiser+Kraft.

Was braucht es an Erstausstattung im Büro?

Der Einzug in das erste Büro ist für jedes Unternehmen ein großes Ereignis. Egal, ob Sie eine wachsende Firma sind oder sich gerade erst selbstständig machen, es gibt viele Dinge, die eine genaue Planung verlangen. Natürlich möchte man beim Design der neuen Räumlichkeiten auf Nummer sicher gehen und auf alle geschäftlichen Anforderungen vorbereitet zu sein. Die Art der Büroflächenplanung hängt von der Art des Geschäfts Ihres Unternehmens ab. Nachfolgend finden Sie nicht nur hilfreiche Tipps, sondern auch eine Checkliste, damit die Planung zum Vergnügen wird und auch nach der Eröffnung alles wie am Schnürchen läuft.

Das Budget

Es macht viel Spaß, Pläne für neue Büroräume zu erstellen, aber es ist wichtig, sich nicht von Ideen mitreißen zu lassen, die den Finanzplan übersteigen. Achten Sie auf Ihr Budget und die Kosten, die sich beim Hinzufügen von Trennwänden und beim Kauf neuer Möbel ergeben Recherchieren Sie ruhig vorher, wie viel die Möbel kosten – siehe Büromöbel bei Kaiser+Kraft Schweiz (hier der gleiche Link für Kunden aus Deutschland). Es ist möglicherweise eine gute Idee, die Materialpreise zu überprüfen, bevor Sie mit der endgültigen Planung beginnen. Überlegen Sie, was für Ihr Gesamtdesign angemessen, hübsch und trotzdem kostengünstig ist. Erstellen Sie eine individuelle Budgetübersicht für jeden separaten Bereich der Planung Ihrer Räumlichkeiten. Seien Sie darauf vorbereitet, dass die Kosten aufgrund unerwarteter Konstruktionen schlussendlich oftmals etwas höher sind.

Eine vorteilhafte Raumeinteilung

Die Bestimmung des Platzbedarfs, den jeder Mitarbeiter benötigt, ist ein guter Anfang für die Planung eines Büros. Bedenken Sie auch schon ein mögliches Wachstum der Firma. Diese Pläne sollten zusätzliche Büromöbel, Arbeitsplätze oder Eingangsbereiche sowie Brandschutzbestimmungen enthalten. Zu Beginn gestalten Sie den Raum entsprechend dem täglichen Betrieb für aktuelle Mitarbeiter. Eine gewisse Weitsicht ist aber empfehlenswert. Arbeitsbereiche für zukünftige Mitarbeiter umfassen Schreibtischflächen, Pausenräume und eventuelle Stauräume.

Ein Warendepot errichten

Je nach Geschäftsstil und Bedarf benötigen Sie einen oder mehrere Lagerräume. Diese sollten ausreichend Regale oder Platz für Aktenschränke und andere Büromaterialien bieten. Denken Sie an die Gegenstände, die Sie normalerweise nicht berücksichtigen, wie Papier, Hefter und zusätzliches Versandmaterial. Entwerfen Sie Ihre Lagerräume so, dass sie in Zukunft zusätzlichen Speicherbedarf bieten. Mehr Mitarbeiter bedeuten zusätzliche Lieferungen und Ausrüstung. Es kann auch vorkommen, dass Ihr Büro nicht voll besetzt ist. Durch einen ausgewählten Abstellplatz werden unnötige Gegenstände aus dem Weg geräumt, sodass Ihr Unternehmen den Besuchern ein positives Image präsentieren kann.

Einen intelligenten Empfangsraum gestalten

Besucher benötigen einen Wartebereich. Oft bevorzugen Unternehmen es, den Empfangsbereich gleichzeitig auch für diesen Zweck zu gestalten. Gestalten Sie ihn einladend und bieten Sie Erfrischungen an. Eine gute Planung von Büroräumen beinhaltet eine durchdachte Herangehensweise an die Geräte und Möbel, die in einem Raum ausgestellt werden, sowie an die Anzahl der Gäste, die gleichzeitig erscheinen können.

Stil und Funktionalität abwägen

Sie möchten wahrscheinlich Stil und ergonomische Merkmale in Ihr Bürodesign integrieren. Daher ist es wichtig, über den Platzbedarf nachzudenken, den diese Möbel und Geräte benötigen. Für bestimmte Räume können Aktenschränke erforderlich sein. Einige Innenbüros erfordern möglicherweise größere Möbelstücke. Vergessen Sie nicht, im Kopierraum kleine Lagerbereiche einzuplanen, um auf zusätzliche Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier und Tintenpatronen zugreifen zu können. Sie werden auf lange Sicht mehr Produktivität bemerken, wenn Sie nicht gezwungen sind, immer Wege in den Lagerraum zurückzulegen, wenn das Papier knapp wird oder die Tinte ausgeht.

Die Beleuchtung nicht unterschätzen

Studien haben gezeigt, dass Stimmung und Produktivität in einem Büro mit guter Beleuchtung verbessert werden. Schlechte Beleuchtung hingegen kann die Produktivität einschränken. Sie sollten versuchen, so viel natürliches Licht wie möglich in Fenster und Glastüren einzubeziehen. Wenn kein natürliches Licht verfügbar ist, verwenden Sie weiches und indirektes Licht, das eine einladende Note bietet.

 

 

Checkliste für die Einrichtung des neuen Büros

Schreibtischzubehör

Beginnen Sie mit den Grundlagen. Dazu gehören Stifte, Klebeband, Textmarker, Büroklammern, Scheren und ein Mülleimer, all die verschiedenen Dinge, die es Ihnen ermöglichen, Notizen zu machen, kreativ zu sein und Ihrem normalen Tagesgeschäft nachzugehen.

Technologie

Vieles kann man manuell erledigen, unzählige Apps und Softwares sind nicht nötig. Sobald das Unternehmen aber wächst, wird die Organisation mit Programmen, wie einem verbundenen Online-Kalender, einfacher. Auch das Verfolgen von Kundenzahlungen oder das regelmäßige​ Versenden von Rechnungen​ kann mit Softwares vereinfacht werden. Hier müssen Sie aber nicht zu weit vorausdenken, denn Technologien ändern sich schnell und Programme vorab einzukaufen kostet unnötiges Geld. Investieren Sie besser in einen guten Drucker und einen schnellen WLAN-Router.

Organisationsbedarf

Organisiert zu bleiben ist unerlässlich. Halten Sie also einen Hefter bereit und Büroklammern zur Hand, um Ihre verschiedenen Dokumente und Ausdrucke zusammenzuhalten. Fügen Sie unbedingt einige Ordner hinzu, damit Sie keine wichtigen Unterlagen wie Personalakten oder juristische Dokumente verlieren.

Büromöbel

Ist Ihr Bürostuhl bequem? Bietet Ihr Schreibtisch genügend Platz, damit Sie effizient arbeiten können? Wo werden Sie Ihre Ordner ablegen? Mit den richtigen Möbeln und Lagerschränken können Ablenkungen vermieden und die Organisation erleichtert werden.

Schreibwaren und Versandzubehör 

Sie benötigen Umschläge und Papier, um Rechnungen, Gehaltsschecks oder Zahlungen, Werbeangebote und andere Dokumente zu versenden. Stellen Sie also sicher, dass Sie genügend davon auf Lager haben.

Agenda

Je geschäftiger Sie werden, desto wichtiger wird das Zeitmanagement. Wenn Sie einen Kalender oder Planer an Ihre Wand hängen oder auf Ihrem Schreibtisch bereitstellen, können Sie jedes von Ihnen verwendete digitale Kalender-Tool verstärken und zusätzliche Notizen zu Aufgaben machen.

Persönliche Gegenstände

Unterschätzen Sie niemals die Nützlichkeit eines schwarzen Bretts zum Aufhängen von Erinnerungen oder wichtigen Events, um Sie auf dem Laufenden zu halten, sowie von Fotos und Kunstwerken, die Sie inspirieren. Ebenso können leckere Snacks und gekühlte Getränke kurze Pausen versüßen​. Das Büro sollte kein eintöniger Arbeitsplatz, sondern ein Ort des Wohlfühlens sein, denn hier werden Sie in Zukunft sehr viel Zeit verbringen.